كيف تدير اجتماع

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFX
    FinMaxFX

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

كيف تدير اجتماع | الطريقة الفعالة لإدارة الاجتماعات

هل تعتبر الاجتماعات بمثابة وسيلة عقيمة وعديمة الجدوى لإهدار الوقت؟ أم أن تهوين للأمر؟

يكره البعض الاجتماعات إلى الحد الذي يجعلوهم يشعرون بالضغط والقلق والاضطراب عندما يدركون أنه يتعين عليهم حضور احد الاجتماعات فكيف إذا طلب منهم أدارة اجتماع.

أن الطريقة الفعالة لإدارة اجتماع هي تعريف المشاركين بعضهم البعض وإعلان مشاركة الحاضرين وذلك قبل فترة طويلة قبل عقد الاجتماع وكذلك إرسال بنود الاجتماع إليهم ليقوموا بقراءته بدقة ولا تجعل البنود طويلة بل اجعلها قصيرة على شكل ورقة تستغرق قراءتها من دقيقتين إلى أربع دقائق لكل شخص يحضر الاجتماع . قبل البدء في التحضير لاجتماع اطرح على نفسك الأسئلة التالية ما هي الوسائل والطرق التي حققت نجاحاً في الاجتماعات السابقة ؟ كيف يتنسى لنا أن نتابع الاجتماعات بأسلوب يسمح بمشاركة الجميع ؟ ما الذي ارمي إليه واستخلصه واستنتجه من الاجتماع ؟

خطوات نجاح الاجتماع

  1. قم بإعداد جدول أعمال ليركز على الموضوعات الأهم التي ينبغي أن تناقش في الاجتماع.
  2. رتب الموضوعات بصورة تسمح بتحقيق أهداف الاجتماع.
  3. وزع الجدول على الحاضرين للاجتماع قبل الاجتماع بوقت طويل ليحضروا للاجتماع وبحوزتهم الأفكار التي بها يقدمون افضل إسهاماتهم وفي الوقت المناسب.
  4. اخبر المدعوين للاجتماع بضرورة الحضور في الوقت المحدد وأكد لهم أنك لم تقوم بإعادة ما فاتهم في حالة حضروهم متأخرين حتى لا يطول زمن الاجتماع.
  5. اطلب من الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع إن يقوموا بتسليم ما يودون طرحه في الاجتماع مكتوب في مساحة صغيرة لا تزيد عن فقرة او فقرتين يقوم بقراءتها احد الحاضرين.
  6. أبدا الاجتماع في الوقت المحدد حتى يدرك المتأخرين أنهم وصلوا متأخرين في حين وصل الآخرون في الوقت المحدد.
  7. اذكر عند بداية الاجتماع النقاط الأساسية التي ستتم مناقشتها والطلب من الحضور عدم الخروج عنها.
  8. حدد وقت المخصص لمناقشة كل بند من البنود فإذا فعلت ذلك سيبذل المشاركين أقصى ما عندهم للحفاظ على هذا الوقت.
  9. تعامل مع الحاضرين للاجتماع باعتبار أنهم شركاء لا مرؤوسين.
  10. متابعة الاجتماع وأهدافه دون الخروج عن جدول الأعمال (البنود).
  11. قم بإنهاء الاجتماع في الوقت المحدد.
  12. تعرف على وجهات نظر وآراء المشاركين وما توصلوا إليه من الاجتماع.
  13. قبل الخروج من الاجتماع حدد الخطوات الضرورية لتنفيذ ما تم الخروج به مثل من الذي سيتخذ هذه الخطوة ؟ ما هي الموارد التي سيحتاجها ؟ متى سيتم حل تلك المسألة ؟ متى ستناقش المجموعة النتائج ؟

تذكر أن الاجتماعات تعقد من أجل إتمام وانجاز أهداف ذات قسمة ومغزى فاجعل المشاركين فيه متحمسين للمشاركة فيه وابدأ آراءهم ومقترحاتهم وأفكارهم .

مدونة منذر اسامة

إدارة، تقنية، أنظمة إدارة مشاريع وتخطيط موارد الشركات ERP

كيف تدير اجتماعاً ناجحاً

كمدير مشروع, أو مدير شركة أو مدير لأي كادرٍ بشري, تحتاج الى عقد اجتماعات طارئة و دورية تتابع فيها ما تم وما سيتم مستقبلاً. و حتى تضمن النجاح والفعالية لاجتماعاتك لا بد لك من بعض الأساليب الإدارية لضبطها كي لا تتحول الى مجرد “سوالف” أو ثرثرة لا يفهم المجتمعون فحواها, وقد يُستغل هذا الاجتماع من بعض الحاضرين في استعراض عضلاته لإبراز حنكته في اكتشاف الأخطاء أو تحوير مسار الموضوع الأساسي وطرح الأفكار التي قد تكون أحياناً جيدة وبَنّاءة, لكن تكتشف بعد فترة أن كل هذا الكلام كان أصبح سراباً ولم يُنفذ شيء على أرض الواقع!


يتوقف نجاحك بشكل كبير على التحضير المسبق لاجتماعك, وليكون اجتماعك فعالاً اسأل نفسك – قبل أن تبدأ – ما يلي:

  • هل تحتاج فعلاً الى الاجتماع؟ هل هنالك حاجة مُلِحة الى أن تجمع الناس أم أنك تود فقط وضع المجتمعين بصورة ” أنا موجود ” ؟
  • ما طبيعة الحديث المناسبة أثناء الاجتماع؟
    هل لديك معلومة تود إيصالها ومناقشتها؟ أم إنك تود إيصال قرار معين؟, أم أنك تريد أن توصل معلومة لتبيع صفقة معينة؟, هل اجتماعك بهدف الحصول على استشارة؟ أم أنك تريد الوصول الى رأي جماعي؟
    كل اجتماع يجب أن يكون له طبيعة ولهجة في الحوار, فأنت حينما تجتمع مع عميل لتبيع منتج معين لا شك ستكون لغة الحوار مختلفة فيما لو كنت مجتمعاً مع موظفك لتملي عليه تعليماتك.
  • ما هي أهدافك من الاجتماع؟
    1. ما هو المضمون الذي تود أن تجتمع بشأنه؟ وما قيمته؟
    2. ما الذي توده من المشاركون أن يفكروا أو يعملوا أو يقولوه بالنتيجة؟
    3. هل هنالك قرار معين يجب أن يتُخذ؟
  • منْ منَ المشاركين يجب أن يحضر؟ هل تعرف خلفياتهم وتوقعاتهم؟
    1. كيف سيكون تأثيرهم على الاجتماع وما القيم التي سيضفونها على اجتماعك؟
    2. ما هي القضايا التي قد تُطرح من قبلهم؟
    3. ما هي خلفياتهم السابقة وخبرتهم حول الموضوع الذي ستطرحه؟
  • ما هي الأفكار التي تود مناقشتها في اجتماعك؟
  1. هل أرسلت أجندة اجتماعك للحضور مسبقاً؟ (من سيتكلم عن ماذا وما الوقت المحدد لذلك؟)
  2. ما هي الأفكار التي يمكن أن تطرحها لتساعد المجتمعين للتركيز على الموضوع الذي تريده؟
  3. ما هو ترتيبها؟
  4. ما هي الاحصائيات أو الحقائق التي تساعدك أو تدعم فكرتك؟
    (مثال:”يظهر تقرير مبيعات الشهر الماضي تدني في الأرباح مما يستوجب علينا دراسة الأسعار مجدداً)
  • في نهاية الاجتماع.. كيف سيتم اتخاذ القرار ؟
    هل سيكون المدراء التنفيذيين هم صناع القرار؟ أم أن القرار بناءً على أغلبية المصوتين؟ أم أنه سيُتخذ بناءً على مجموعة من القواعد و المعايير ؟
  • كيف سيتم توثيق الاجتماع؟
  1. من الذي سيكتب محضر الاجتماع؟ وما المعلومات التي سيوثقها؟
  2. من الذي سيستخدم هذا المحضر ومتى سيحتاجه؟

  • أخيراً … ماذا بعد الاجتماع؟
  1. ما هي الخطوة التالية؟
  2. هل هنالك أي التزامات\مهام تم وضعها؟ وهل أسندت هذه الى أصحابها ووضع وقت محدد لاستحقاقها؟
  3. كيف يجب لبقية المجتمعين أن يبقوا على إطلاع بالمتطورات؟ (هل سيتم الاجتماع مرة أخرى أم عبر البريد مثلا… )

إذا كانت هذه هي زيارتك الأولى, فأقترح عليك الإشتراك في خدمة الخلاصات أو الاشتراك في صفحة المدونة على الفيسبوك . لتحصل على الجديد أولاً بأول, شكرا لزيارتك

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFX
    FinMaxFX

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

كيف تدير اجتماع

An eye-catching video preview image, or thumbnail, is vital for getting folks interested in your video. Pick the perfect one with our thumbnail chooser.

TM + © 2020 Vimeo, Inc. All rights reserved.

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFX
    FinMaxFX

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

كل شيء عن الفوركس والخيارات الثنائية
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: